Hướng dẫn sử dụng Excel 2013 với những tính năng mới (Trung tâm học Tin Học Kế Toán Tri Thức Việt)

    Lượt xem: 1633

Hướng dẫn sử dụng Excel 2013 với những tính năng mới (Trung tâm học Tin Học Kế Toán Tri Thức Việt)

Nhu cầu tìm hiểu về bộ công cụ Microsoft Excel 2013 đang ngày càng tăng và chắc chắn sẽ còn tăng mạnh hơn. Để tiếp cận một cách nhanh nhất, Chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng Excel 2013 bằng cách lướt qua những tính năng mới đáng chú ý nhất.

Microsoft Excel có thể coi là phần mềm văn phòng thân thiết với nhiều người và được sử dụng phổ biến tương đương như Microsoft Word. Nó giúp tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng biểu một cách khoa học và linh hoạt, đồng thời hỗ trợ phân tích, thống kê, đánh giá dữ liệu một cách nhanh chóng thông qua các hàm tính toán và biểu đồ.

Bài này sẽ không phải là tài liệu hướng dẫn những thao tác cơ bản của Excel vì những thao tác này vẫn được “di truyền” từ Excel 2010 (và các đời trước nữa) sang Excel 2013. Thay vào đó chúng ta sẽ tìm hiểu về những cái mới nổi bật nhất của Excel 2013.

Thêm các hàm toán học

Trước hết, Excel 2013 được bổ sung thêm một số hàm tính toán mới. Vì thế để tìm hiểu về các hàm mới này, bạn có thể dùng hộp thoại Insert Function.

Bước 1: Chọn ô bạn muốn thực hiện hàm.

Bước 2: Vào tab FORMULAS, chọn Insert Function ngay đầu tiên.

7,5-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-co-ban.jpg

Chọn ô bạn muốn thực hiện hàm sau đó vào tab FORMULAS, chọn Insert Function ngay đầu tiên (khoanh đỏ).

Bước 3: Hộp thoại Insert Function sẽ mở ra. Ở đó, bạn chọn hàm mình muốn áp dụng.

8,5-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-co-ban.jpg

Hộp thoại Insert Function sẽ mở ra. Ở đó, bạn chọn hàm mình muốn áp dụng. Trong ảnh chọn hàm SUM (cộng tổng) thông thường.

Bước 4: Nhập dữ liệu cho hàm.

8-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-co-ban.jpg

Nhập dữ liệu cho hàm. Trong ảnh, ta lấy dữ liệu từ ô F4 đến F6.

Nếu bạn còn nhớ thì địa chỉ của một ô có dạng [Cột][Dòng]. F4 nghĩa là ô địa chỉ ở dòng 4 của cột F, vì thế trong ảnh trên F4:F6 là lấy dữ liệu từ dòng 4 đến dòng 6 của cột F để tính tổng.

Bước 5: Người dùng Excel có thể sử dụng các hàm một cách nhanh chóng hơn bằng dấu “=” và gọi tên hàm, vì thế hãy tham khảo thêm tên các hàm mới tại đây.

Hướng dẫn sử dụng Excel 2013 với những tính năng mới (Trung tâm học Tin Học Kế Toán Tri Thức Việt)

Người dùng Excel có thể sử dụng các hàm một cách nhanh chóng bằng dấu “=” và gọi tên hàm.

Phân tích dữ liệu tức thì

Trong Excel 2013, bạn có thể phân tích, đánh giá dữ liệu một cách tức thì ngay sau khi nhập xong bảng dữ liệu.

Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn phân tích nhanh.

Bước 2: Bấm chọn nút Quick Analysis hiện ra phía góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn (phím tắt là Ctrl + Q).

11-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-tinh-nang-moi-Quick-Analysis.jpg

Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn phân tích nhanh. Sau đó bấm chọn nút Quick Analysis hiện ra phía góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn (khoanh đỏ).

Bước 3: Sẽ hiện ra một danh mục các lựa chọn xử lý dữ liệu như hình trên, trong đó có phân loại (FORMATTING), vẽ biểu đồ (CHARTS) hay tính tổng (TOTALS)…

Bước 4: Chọn một kiểu phân tích (bạn có thể để chuột phía trên mỗi lựa chọn để xem trước).

12-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-tinh-nang-moi-Quick-Analysis.jpg

Hướng dẫn sử dụng Excel 2013: Chọn một kiểu phân tích (bạn có thể để chuột phía trên mỗi lựa chọn để xem trước). Trong ảnh ta chọn vẽ biểu đồ cột cho dữ liệu.

Khuyến nghị biểu đồ phù hợp

Không chỉ giúp người dùng nhanh chóng phác họa ra hình thái dữ liệu bằng các biểu đồ, Excel 2013 còn biết khuyến nghị biểu đồ nào phù hợp với dữ liệu của bạn nếu cần.

Bước 1: Để nghe lời khuyên biểu đồ phù hợp từ Excel 2013, bôi đen vùng dữ liệu của bạn.

Bước 2: Chọn Insert => Recommended Charts.

Bước 3: Cửa sổ Insert Chart sẽ hiện ra với tab Recommended Charts đã mở sẵn. Xem qua những kiểu biểu đồ được Excel 2013 cho là phù hợp bằng cách chọn trong danh sách. Nếu đã hài lòng, hãy bấm OK, còn nếu chưa tìm thấy biểu đồ như ý, bạn vẫn có thể mở thẻ All Charts để xem toàn bộ các kiểu biểu đồ.

19-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-tinh-nang-moi-Recommended-Charts.jpg

Trong tab Recommend Charts của cửa sổ Insert Chart, xem qua những kiểu biểu đồ được Excel 2013 khuyến nghị. Nếu đã hài lòng, hãy bấm OK, còn nếu chưa tìm thấy biểu đồ như ý, bạn vẫn có thể mở thẻ All Charts (vùng khoanh đỏ).

Điền nhanh

Điền nhanh hay Flash Fill, là chức năng mới nổi bật của Excel 2013 được Microsoft giới thiệu rất nhiều thời gian gần đây. Chức năng này giống như một trợ lý giúp nhập liệu hoàn thiện cho bạn ngay khi nắm bắt được kiểu mẫu dữ liệu bạn định nhập.

Ví dụ, bạn đã có sẵn một danh sách dài tên họ đầy đủ của một tập thể nhưng giờ muốn tách riêng ra một cột tên, một cột họ.

Bước 1: Nhập tên người đầu tiên sang cột bên cạnh.

13,5-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-tinh-nang-moi-Flash-Fill.jpg

Bạn đã có sẵn một danh sách dài tên họ đầy đủ của một tập thể nhưng giờ muốn tách riêng ra một cột tên, một cột họ? Trước hết hãy nhập tên người đầu tiên sang cột bên cạnh.

Bước 2: Đến khi bắt đầu gõ cái tên tiếp theo, Flash Fill đã đoán ra được ý định của bạn và gợi ý điền hộ cho cả danh sách còn lại.

14,5-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-tinh-nang-moi-Flash-Fill.jpg

Flash Fill đã đoán ra được ý định của bạn và gợi ý điền hộ cho cả danh sách còn lại.

Nếu bạn thấy chuẩn, hãy ấn Enter để Flash Fill làm nốt công việc nhàm chán còn lại.

15-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-tinh-nang-moi-Flash-Fill.jpg

Ân Enter để Flash Fill làm nốt công việc nhàm chán còn lại cho cả danh sách.

Flash Fill cũng sẽ nhận ra cả ý định về chữ hoa, chữ thường. Vì thế, nếu bạn nhập những cái họ đầu tiên bằng chữ thường thì cả cột sẽ được Flash Fill điền bằng chữ thường.

16-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-tinh-nang-moi-Flash-Fill.jpg

Lưu lên kho đám mây

Một khả năng mới nổi bật và đáng chú ý nhất của Excel 2013 đương nhiên là việc người dùng có thể lưu trữ công việc dang dở lên kho điện toán đám mây và làm tiếp trực tuyến ở bất kỳ đâu, không nhất thiết phải trên thiết bị cũ.

17,5-Huong-dan-su-dung-Excel-2013-tinh-nang-moi-Luu-dam-may.jpg

Khi nhấn File => Save As, bên cạnh lựa chọn lưu vào máy tính thông thường (Computer) thì người dùng giờ có thể đẩy lên hệ thống đám mây OneDrive.

Theo những hướng dẫn cơ bản, trong lần đầu lưu trữ lên đám mây, bạn phải chọn One Drive trong mục Add a Place (bôi đậm trong hình trên) và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft.

Nguồn: ICTNews

Khóa tin học văn phòng tổng hợp word + excel + PowerPoint

ĐỐI TÁC CỦA IIG VIỆT NAM TẠI MIỀN BẮC TRONG ĐÀO TẠO VÀ ĐĂNG KÝ LUYỆN THI MOS – IC3

Địa chỉ học tin văn phòng, học autocad, luyện thi mos, luyện thi IC3 uy tín nhất tại Hà Nội

TIN HỌC – KẾ TOÁN TRI THỨC VIỆT

Cơ sở 1: Số 3 Phố Dương Khuê – Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội

(gần nhà sách Tri Tuệ – ĐH Thương Mại Đường Hồ Tùng Mậu)

Cơ sở 2: Đối diện cổng chính Khu A, ĐH Công Nghiệp, Nhổn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Tư vấn: 024.6652.2789           hoặc               0976.73.8989

Sơ đồ tới trung tâm  dạy tin văn phòng cấp tốc: Click vào đây xem chi tiết

Comments

comments